Masalah Nomor Satu dalam bisnis adalah komunikasi yang buruk: antara rekan kerja, dengan klien, lintas area fungsional, hingga rantai makanan. Ketika saya bertanya kepada siapa pun yang saya temui, “Apa satu hal yang menyebabkan masalah di perusahaan Anda?” jawabannya selalu Komunikasi: komunikasi yang buruk dalam menyampaikan instruksi, miskomunikasi karena penyampaian yang tidak bertanggung jawab, terlalu sedikit informasi Hukum Bisnis Untuk Bisnis Kecil saat menyampaikan perubahan kebijakan atau prosedur, tidak cukup pertukaran informasi saat menyampaikan konsep atau ide baru.
Hasil dari setiap kegagalan komunikasi ini adalah kesalahpahaman, tenggat waktu yang terlewat, perasaan terluka, dan banyak waktu yang terbuang.
Pertimbangkan dunia ideal ini: Anda memiliki cukup waktu untuk mengajukan pertanyaan dan memberikan umpan balik; Anda mendapat dukungan penuh dari manajemen untuk meluangkan waktu untuk memperlambat dan Jasa Pembuatan Kontrak Kerja Bisnis di Jakarta mempertimbangkan penerima pesan yang Anda kirim; Anda didorong untuk menulis surat dan email Anda dari perspektif audiens Anda daripada dari perspektif posisi perusahaan Anda; manajemen Anda menghargai waktu yang Anda luangkan untuk berbicara dengan staf, rekan kerja, dan klien secara pribadi dan tatap muka daripada mengandalkan komunikasi massal yang dikirim melalui email samar.
Meskipun email telah menjadi standar komunikasi tidak resmi di lingkungan bisnis kami, email tidak selalu merupakan pilihan terbaik. Kami membutuhkan kesempatan untuk mendapatkan umpan balik spontan yang hanya dapat datang dari percakapan satu lawan satu–terutama saat menyampaikan instruksi atau mencoba untuk memenangkan rekan kerja dengan cara baru dalam melakukan sesuatu. Kita perlu mendorong pertanyaan dan meluangkan waktu untuk merespons untuk memastikan kerja sama dan dukungan. Kita perlu memperlambat dan membangun hubungan daripada sekadar memaksakan gagasan kita kepada audiens yang tidak mau menerima atau menolak.
Oke, Anda mengatakan ini adalah ide bagus dan pasti akan membantu; tapi siapa yang punya waktu? Pertimbangkan pertanyaan-pertanyaan ini:
o Berapa banyak waktu yang Anda buang setiap hari untuk membersihkan kekacauan rekan kerja Anda karena orang lain dalam organisasi Anda tidak meluangkan waktu yang diperlukan untuk menyampaikan gagasan mereka dengan jelas?
o Apakah Anda meluangkan waktu untuk menjawab pertanyaan rekan Anda tentang sesuatu yang diminta untuk mereka lakukan?
o Apakah Anda menemukan diri Anda menjadi papan suara bagi rekan yang tidak puas yang merasa telah digigit hiu hanya karena mereka mencoba melakukan pekerjaan mereka?
Jika Anda menjawab “ya” untuk salah satu pertanyaan ini, maka Anda berada di ujung penerima masalah Nomor Satu dalam bisnis.
Sementara tren dalam bisnis selama tiga sampai lima tahun terakhir adalah untuk berbuat lebih banyak dengan sumber daya yang lebih sedikit–dan melakukannya lebih cepat, perusahaan melihat efek negatif dari tren itu. Mereka menyadari hilangnya klien yang berkomitmen karena penurunan kualitas layanan pelanggan (sistem penjawab otomatis yang mengharuskan kita untuk mendengarkan melalui menu pilihan numerik yang panjang adalah contoh sempurna dari ini), mereka melihat hilangnya moral dalam tempat kerja menyebabkan staf menolak perubahan di setiap kesempatan, mereka melihat hilangnya produktivitas karena kelelahan, dan mereka melihat sebagian besar karyawan yang kelelahan dan frustrasi.
Perusahaan yang menyadari tren negatif ini membuat perubahan. Mereka lebih menekankan pada hubungan di antara karyawan di semua tingkat hierarki, mendorong fleksibilitas dan persahabatan, dan menempatkan nilai lebih pada kualitas daripada kuantitas.
Meskipun apa yang saya sarankan dalam artikel ini mungkin belum menjadi budaya perusahaan Anda, Anda dapat mulai mengadopsi beberapa prinsip untuk kinerja pribadi Anda sekarang yang akan membantu Anda menjadi lebih efektif dalam pekerjaan Anda hari ini dan di masa depan. Tiga hal yang dapat Anda lakukan sekarang adalah:
o Pilih untuk menelepon orang di telepon atau melihat mereka secara langsung daripada berkomunikasi melalui email sepanjang waktu
o Beri orang “mengapa” bersama dengan “apa” ketika Anda memberi mereka instruksi atau meminta mereka untuk mengadopsi prosedur atau kebijakan baru
o Dengarkan orang ketika mereka berbicara
Email adalah alat yang bagus untuk digunakan untuk berkomunikasi–selama itu seimbang dengan beberapa kontak manusia yang sebenarnya. Dan kontak manusia itu datang melalui tatap muka yang paling jelas. Pilihan terbaik kedua Anda adalah menggunakan telepon. Ketika kita berbicara dengan orang secara langsung, mereka mendapat kesempatan untuk memperhatikan bahasa tubuh kita dan mendengar nada suara kita. Keduanya memberi mereka rasa kepribadian kita. Orang-orang melakukan bisnis dengan orang yang mereka sukai. Beri orang kesempatan untuk mengenal Anda, dan mereka akan lebih kooperatif dalam jangka panjang.
Tidak ada yang suka diberi tahu apa yang harus dilakukan. Faktanya, paling sering ketika orang diberi tahu apa yang harus dilakukan dengan cara yang direktif, reaksi naluri mereka adalah memberontak. Perlawanan dan negativitas datang dari kurangnya pemahaman dan dukungan. Ketika kita hanya menyampaikan “apa” dari pesan itu, orang-orang mulai merumuskan sikap untuk melindungi diri mereka sendiri. Ini biasanya diberi label defensif. Kita dapat mulai membantu mereka mengurangi sikap defensif dan penolakan mereka dengan memberi mereka informasi yang cukup (“mengapa”) untuk membantu mereka memahami “apa”. Sayangnya, ketika kita sedang terburu-buru, ini adalah bagian yang paling sering kita tinggalkan.
Sebagian besar dari kita berpikir bahwa kita adalah pendengar yang cukup baik. Pada kenyataannya, kami adalah pendengar yang cukup baik. Kita mendengar kata-kata yang diucapkan orang, tetapi kita gagal mendengarkan dengan mata dan telinga kita; kemudian kita kehilangan sinyal infleksi dan bahasa tubuh mereka. Sinyal-sinyal ini memberi tahu kita ketika kita menghadapi perlawanan dan ketika orang yang kita ajak bicara bingung dengan pesan kita. Daripada berasumsi bahwa komunikasi kita benar-benar jelas, kita dapat mendengarkan dengan penuh perhatian apa yang sebenarnya dikatakan orang untuk melihat di mana komunikasi kita mungkin tidak jelas–dan kemudian mengklarifikasi seperlunya.
0 Comments